把重复工作变成固定流程

这节课你会...

不用每次都从零开始问，慢慢攒下一套自己的常用招。

先找出每周重复三次以上的事

拿张纸，回想最近一周。同一件事做了三遍以上，就值得固定下来。

行政常见的是整理会议通知、核对报销单、排值班表。销售常见的是整理跟进记录、写报价说明、准备回访话术。老师常见的是写评语、出练习题、发家长通知。每个岗位的重复项不一样，你自己列出来的那份才准。

挑一件最烦的，先做它。一次只固定一件事，贪多反而一件都留不下来。

存下来，别靠脑子记

你上次那句让 AI 写出好结果的提问，现在还记得吗？

把你满意的提问复制到一个地方存着。手机备忘录、微信里发给自己、电脑上的一个 txt 文件，都行。

存的时候加一句备注，写清这句话是干什么用的：

【月度总结】先倒素材，让它归类，确认后再写正文，再要三个语气版本。
【家长通知】写活动通知，时间地点联系人写全，200 字以内。

下次复制粘贴，改几个字就能用。这比重新想五分钟强太多。

固定模板，只换括号

把刚才那段再往前推一步：把每次都变的地方挖空，做成模板。

你是我的写作助手。下面是这件事的固定要素，请按这个格式写：
事件：（填事件，比如春季运动会）
时间：（填时间）
地点：（填地点）
需要家长做的事：（填一到两条，比如带雨具、提前十分钟到）
联系人：（填姓名和电话）
要求：200 字以内，语气亲切，不要用感叹号结尾。

括号里的内容每次换，其余原样不动。这就是你自己的一条流水线。

同一件事做多了，可以攒出一整套模板，放在一个文件里。新人来了直接拿去用。

加一步：帮我检查上一版漏了什么

这一步是整套流程里最值钱的，很多人省掉了。

每次生成完别急着复制走，多问一句：

对比我上一次的版本，这次是不是漏了什么？
上次我提到过要带雨具、要家长签字，这次都没写。
请列出来，并告诉我以后问你这类问题的时候，
应该提前把哪几项写进模板里，免得每次都漏。

它会告诉你模板缺了哪一项。你把这一项补进模板，下次就不会漏了。

模板就是这样一次一次补出来的。用上五次之后，它比你自己记得都全。

从四步开始就够了

别一上来就研究复杂的工作流、自动化、多步骤智能体。用不上，也坚持不下去。

一个够用的流程就四步：找出重复的事、存下管用的提问、做成带括号的模板、每次追问一句漏了什么。

这四步跑顺了，比收藏一百个教程管用。

头一个月你可能会觉得麻烦，写模板比直接问还慢。熬过五六次之后就不一样了：打开对话框、粘模板、填括号，三分钟出结果，而且质量稳定。真正的差别不在 AI 有多聪明，在你有没有把上一次的好结果留下来。

记住这一句：找出重复三次以上的事，存一句话，留几个括号，每次多问一句漏了什么。